Por: Fabrício Rossi
O Principal Software utilizado no Brasil para montar um cronograma é o MS-Project. Essa é apenas uma das fases do Planejamento de uma Obra e existem algumas etapas que devem ser seguidas para ter um Cronograma consolidado.
O MS-Project é uma ótima solução para o gerenciamento de projetos, porque reúne, em uma única ferramenta, todas as informações da sua Obra. Permite melhor visibilidade de todas as fases e facilita a administração de três aspectos superimportantes: escopo, prazo e custo.
Leia este artigo até o final para você aprender as principais etapas para elaborar o Cronograma em MS-Project.
Estruture sua EAP
Antes de começar a lançar as tarefas no seu cronograma no MS-Project, você deve montar a sua EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Você vai ter hierarquizado todas as etapas da sua Obra, em pacotes de trabalho menores.
Isso faz com que você tenha toda a sua Obra mais visual, porque você terá todas as fases do seu projeto mais organizadas e por etapas.
Crie atividades resumos e marcos
Criar atividades resumo facilita estruturar todas as atividades do seu projeto, porque cria pacotes de trabalho menores. Cada atividade resumo virá acompanhada pelos seus serviços daquela etapa, seguindo a EAP que você criou anteriormente.
Os marcos (ou milestone) são “pontos chave” do seu projeto, porque irão marcar as datas de início de uma atividade e as suas datas de término.
Em seu Gráfico de Gantt, você vai conseguir visualizar rapidamente em que momento uma nova atividade terá início ou quando uma atividade vai terminar.
Configure o calendário do seu projeto
Configurar seu calendário é fundamental para iniciar o Cronograma da sua Obra no MS-Project. Todos os cálculos feitos pelo software são realizados através das datas inseridas, e por isso, saber ajustar seu calendário garante que:
- Todos os serviços terão as durações corretas;
- A data de término da sua Obra seja o mais próximo do previsto;
- Você tenha um melhor gerenciamento durante a execução.
Insira o Relacionamento entre as Tarefas
O relacionamento das tarefas, ou vínculos, são responsáveis por definir o início ou o término da próxima tarefa em relação à anterior.
Inserir os vínculos corretos entre as tarefas a serem executadas permite o Project criar o caminho crítico da sua Obra. Esses serão os serviços que você deve ter muita atenção, porque qualquer alteração em suas datas ou atraso na execução do serviço, vai impactar diretamente na data final do seu projeto.
Os vínculos do MS-Project são:
- TI – Término-Início (A tarefa Sucessora só inicia quando a tarefa Antecessora termina);
- II – Início- Início (A tarefa Sucessora só inicia quando a tarefa Antecessora Inicia);
- TT – Término-Término (A tarefa Sucessora só termina quando a tarefa Antecessora Termina);
- IT – Início-Término (A tarefa Sucessora só termina quando a tarefa Antecessora inicia).
Macete 1: O Vínculo IT é muito utilizado para alguns serviços de Técnicos em Informática. Em obras, não recomendo utilizar esse tipo de vínculo. Eu nunca utilizei nos meus cronogramas.
Conheça suas atividades críticas
O MS-Project te indicará quais as atividades compõem o caminho crítico. São elas que podem alterar o prazo de entrega do seu projeto.
Grandes Engenheiros e Arquitetos conhecem o caminho crítico das suas Obras. Dominar o caminho crítico do seu Cronograma é saber em quais atividades focar e concluí-las dentro do prazo previsto.
Acompanhe os custos do seu projeto
O MS-Project é capaz de representar os custos de cada etapa do seu projeto.
Ao extrair todo o custo do seu Orçamento, você insere no seu cronograma o custo de cada uma das atividades que serão executadas.
Com essas informações, você consegue saber exatamente quando está previsto para ser gasto semanalmente e comparar se o custo previsto está próximo ou extrapolou o real.
Salve as linhas de base do seu Cronograma
Depois de alguns dias trabalhando no cronograma da sua Obra, inserindo durações, vínculos, custo, milestones e refazendo todo o cronograma, porque a duração da Obra está passando o desejado… Chegou o momento de salvar a sua linha de base.
Para consolidar o seu cronograma, é essencial criar a Linha de Base. É com ela que você consegue comparar no seu Gantt de Controle se a Obra está com o andamento dentro do previsto.
Macete 2: Depois de verificar que não é mais possível recuperar o atraso da sua Obra, você deve salvar uma Nova Linha de Base para comparar o que foi previsto no planejamento, com o que foi replanejado e com o que está sendo executado.
Gere a Curva S
Apenas montar o seu Cronograma não é o suficiente para você ter o Planejamento da sua Obra blindado. Você precisa saber o que fazer com as informações do seu cronograma.
A Curva S é um gráfico de Avanço Físico-Financeiro do seu projeto e deve ser gerado depois de consolidar o cronograma com as informações planejadas. Durante a execução, você consegue visualizar rapidamente se a sua obra está dentro do prazo planejado.
Com a Curva S, você consegue visualizar como estão distribuídos os custos da sua obra e em qual momento terão mais atividades sendo executadas ao mesmo tempo. Esse momento da Obra é o que vai precisar de maiores recursos disponíveis.
Quer visualizar uma Curva S? É só clicar aqui.
Conclusão
É importante lembrar que o Planejamento não se resume apenas na montagem do cronograma em MS-Project.
O sucesso da sua Obra depende também do planejamento de todas as aquisições que serão necessárias, planilha de responsabilidades semanais com descrição de atividades e os responsáveis por cada uma delas, além de um plano de respostas aos riscos.
Se você tem dúvidas sobre a importância de um planejamento de qualidade para o sucesso dos seus projetos, nós temos um Artigo Completo que mostra vários benefícios em ter sua obra bem planejada! É só clicar aqui.
Depois desses Macetes sobre como dominar o MS-Project, você sabe o que fazer para elevar o Planejamento das suas Obras.
Relembre as Principais Etapas para montar o Cronograma no MS-Project:
- Estruture sua EAP
- Crie atividades resumos e marcos
- Configure o calendário do seu projeto
- Insira o Relacionamento entre as Tarefas
- Conheça suas atividades críticas
- Acompanhe os custos do seu projeto
- Salve as linhas de base do seu Cronograma
- Gere a Curva S
Você utiliza o MS-Project na gestão das suas obras?
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